Muitas vezes, quando pensamos em custo , pensamos em preço .Mas isso é apenas parte da história. O custo total de propriedade (TCO) abrange não apenas os custos iniciais, mas todas as despesas associadas à propriedade e ao suporte de algo ao longo do tempo. O TCO é abrangente, o que o torna um indicador muito melhor das despesas totais do que trabalhar apenas com preços de valor nominal.
O cálculo do TCO pode ajudá-lo a tomar melhores decisões estratégicas e encontrar maneiras de fazer mais com a TI que você possui. Este blog explora os fundamentos da análise do seu TCO de TI e como identificar oportunidades para criar um ambiente tecnológico mais econômico.
Calculando o TCO
Para conduzir uma análise sólida de TCO, você precisará começar com os números e informações corretos. Há muitas maneiras de calcular o TCO de TI, e elementos importantes como escopo e período de tempo podem alterar significativamente sua análise. Determinar esses elementos no início ajudará a garantir que sua análise mostre o que você deseja saber.
1. Comece com uma meta: o que você deseja saber?
Primeiro, determine o que você deseja aprender calculando o TCO. O TCO pode ajudá-lo a analisar coisas como:
- O ROI de uma ferramenta que você comprou.
- Quanto sua empresa gastou em equipamentos legados ao longo dos anos.
- Quanto sua empresa está realmente gastando em seus ativos de TI como um todo.
- Se uma solução alternativa custaria menos do que a atual ao longo do tempo.
- Se seria mais barato agrupar ferramentas do que usar ferramentas separadas para funções diferentes.
Existem muitos usos para o TCO. É uma métrica flexível, mas poderosa, que pode ajudá-lo a analisar os gastos em vários níveis. Comece definindo uma meta para permanecer no caminho certo.
2. Defina um prazo
Os cálculos do TCO normalmente incluem os custos passados e atuais associados a um item ou grupo de itens. No entanto, você também pode projetar custos futuros de TCO e adicioná-los para obter um custo vitalício projetado.
- Custos anteriores: quanto custou a ferramenta ou pilha até agora?
- Custos futuros: Quanto você pode esperar pagar por esta ferramenta durante um determinado período de tempo?
Dica profissional: o TCO futuro é frequentemente usado em propostas de mudança de soluções.
- Passado, presente e futuro: Qual é o valor da vida útil de uma ferramenta ou pilha durante um período de tempo definido?
3. Determine quais elementos incluir
O TCO pode ser calculado para uma única ferramenta ou para um conjunto de ferramentas. Você também pode optar por comparar o TCO de diferentes conjuntos de ferramentas.
Os cálculos do TCO podem até incluir custos de suporte, custos de hospedagem de equipamentos, custos de implementação e muito mais. Considere seu objetivo ao decidir quais elementos são apropriados para cálculo.
Considere os seguintes exemplos:
- Calcule o TCO do seu diretório: você pode calcular o TCO do seu diretório local para ver quanto custou o suporte e a manutenção da sua empresa e quanto você pode esperar gastar em suporte e manutenção contínuos nos próximos cinco anos.
- Calculando o TCO de um conjunto de soluções:Uma empresa pode querer saber o custo total de propriedade e manutenção de uma solução de segurança composta por diversas ferramentas de segurança.
- Usando o TCO para avaliar a economia de custos. Se os custos projetados da sua ferramenta de autenticação multifator (MFA) parecerem altos, você poderá compará-los com os custos projetados de uma alternativa mais robusta. Um diretório aberto , por exemplo, pode oferecer MFA, bem como diversas outras ferramentas, como gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) , gerenciamento de patches e logon único (SSO) . Nesta comparação, você compararia o custo projetado do diretório alternativo proposto nos próximos cinco anos com os custos projetados do seu diretório atual, MFA, MDM, gerenciamento de patches e ferramentas de SSO.
Analisando descobertas
O cálculo do TCO de TI pode ajudá-lo a tomar decisões estratégicas e melhorar a alocação de recursos. Decisões baseadas no TCO podem desbloquear:
- Economia imediata e de longo prazo. A aplicação dos valores de TCO à sua tecnologia existente revela oportunidades de redução, consolidação e otimização.
- Planejamento de programa mais claro. Compreender o seu TCO de TI permite especificar com mais precisão os marcos do programa, KPIs, etapas e custos associados.
- Melhor empresa, departamento de TI e desempenho pessoal. Compreender o TCO de TI ajuda você a melhorar a alocação de recursos do seu departamento, simplificar sua infraestrutura e melhorar a eficiência. Essas vitórias são provas tangíveis do seu sucesso na recomendação e condução de iniciativas.
- Melhor experiência e retenção dos funcionários. Usar o TCO para otimizar seu ambiente de TI ajuda a maximizar o potencial de suas equipes, em vez de atolá-las em esforços de configuração e manutenção.
Ao analisar o TCO da sua empresa, procure os seguintes indicadores de áreas que podem ser otimizadas.
1. Procure redundância
O cálculo do TCO da sua infraestrutura de TI pode ajudá-lo a identificar oportunidades para consolidar ferramentas sem perder a funcionalidade necessária, reduzindo, em última análise, os custos. Para identificar redundâncias, tente o seguinte exercício:
- Liste seu software e ferramentas.
- Liste os recursos e capacidades de cada um.
- Calcule o TCO de cada um, projetando-o para 3 a 5 anos.
- Destaque recursos semelhantes ou duplicados.
- Destaque recursos raramente usados ou desnecessários.
- Determine se você pode consolidar recursos duplicados em uma pilha menor ou eliminar ferramentas que oferecem pouco valor.
- Calcule as economias potenciais somando o TCO projetado das ferramentas que você poderia eliminar.
2. Procure custos elevados
Os cálculos do TCO também permitem examinar os custos mais elevados, que às vezes podem ser reduzidos. Para encontrar áreas onde você pode estar pagando demais, tente os seguintes exercícios:
Procure os itens de maior custo:
- Liste os itens da sua infraestrutura.
- Divida-os por custo: observe o número de licenças, o tempo gasto em suporte, o nível de assinatura e outras despesas relevantes.
- Calcule o TCO de cada item de linha – dados passados e atuais podem ser suficientes, mas incluir projeções de 3 a 5 anos ajudaria a delinear economias futuras.
- Destaque os itens de maior custo em sua infraestrutura.
- Procure maneiras de cancelar, consolidar ou reduzir gastos com seus itens mais caros. Por exemplo, você está pagando por licenças não utilizadas ou recursos premium desnecessários? Você está pagando pelo suporte do fornecedor que seu MSP ou alguém interno poderia oferecer?
- Quantifique as economias potenciais somando o TCO projetado de quaisquer itens de linha que você possa eliminar.
Compare seu hardware de maior custo com o TCO de uma alternativa em nuvem. A infraestrutura baseada em nuvem é quase sempre mais econômica do que a legada, pois elimina custos recorrentes de hospedagem, manutenção e gerenciamento do equipamento.
- Liste os itens de linha da sua infraestrutura local.
- Calcule o TCO futuro de cada um. Tente projetar pelo menos 3 a 5 anos para garantir que você leve em conta eventuais atualizações e manutenções de equipamentos que sua equipe precisará realizar internamente.
- Descreva uma alternativa de infraestrutura baseada em nuvem.
- Calcule o TCO futuro projetado dos itens de linha na sua alternativa baseada na nuvem.
- Compare o TCO projetado das duas opções.
3. Acompanhe o TCO com cálculos de risco
Embora o TCO calcule os custos necessários para adquirir e manter soluções, ele não leva em conta os riscos que cada solução representa. Para obter uma imagem ainda mais completa do seu ambiente, considere incluir fatores de risco na sua análise, especialmente ao comparar duas soluções. Às vezes, uma solução que reduz o risco pode valer um custo mais elevado.
Por exemplo, as organizações que alojam a sua própria infraestrutura legada normalmente fornecem a sua própria segurança física, o que pode não significar muito quando se contabiliza apenas o TCO. No entanto, o sistema de segurança local típico de um escritório não pode ser comparado à segurança que os provedores de nuvem globais possuem. Neste caso, o factor de risco das câmaras internas e dos alarmes de porta é significativamente mais elevado do que o de um centro de dados global monitorizado por pessoal de segurança, protegido com acesso físico com privilégios mínimos e construído para resistir a tudo, desde inundações a actividades sísmicas.
Esta diferença de risco acrescenta dimensão às comparações e propostas. Muitas vezes, os fatores de risco das soluções em nuvem são notavelmente mais baixos do que os riscos internos, o que pode ajudar a construir um caso para a mudança para a nuvem.
4. Procure áreas para consolidar combatendo a expansão
A expansão das TI é extremamente comum nas organizações atualmente – na verdade, apenas 15% dos funcionários das PME precisam de uma ou duas contas para realizar o seu trabalho, enquanto 43% precisam de pelo menos seis. A expansão é uma das maiores ineficiências de custos em muitas organizações de pequeno e médio porte (PMEs), e a consolidação de TI é a melhor maneira de combatê-la.
A expansão da TI é um efeito colateral natural do crescimento: a necessidade de se mover rapidamente e equipar adequadamente os funcionários leva as equipes de TI a padrões de compras ad hoc para resolver problemas à medida que surgem. No entanto, soluções de curto prazo podem criar problemas de longo prazo. Os ambientes muitas vezes ficam com muitas ferramentas, o que os torna confusos e lentos, com integrações complexas, processos indiretos e muitos fornecedores para gerenciar.
Previsivelmente, mais fornecedores e ferramentas levam a custos diretos mais elevados. Por exemplo, pagar separadamente por uma ferramenta MFA, uma ferramenta SSO e uma plataforma de diretório normalmente custaria mais do que pagar por uma solução que oferece todos os três.
A expansão de ferramentas também aumenta os custos indiretos. Mais ferramentas significam mais tempo e esforço exigidos de você e de sua equipe. A complexidade, as integrações instáveis e os processos complicados que resultam de um ambiente de ferramentas desordenado diminuem a eficiência e ofuscam os relatórios.
A consolidação da expansão elimina o excesso enquanto otimiza sua arquitetura existente para melhor eficiência da equipe, menores custos de manutenção e dados mais claros.
A consolidação de ferramentas reduz os custos diretos e indiretos incorridos pela expansão. Por um lado, atender às suas necessidades com algumas soluções robustas será quase sempre mais econômico do que fazê-lo com uma série de soluções pontuais. Mesmo quando a ferramenta robusta é mais cara do que uma contraparte mais limitada, os benefícios que ela oferece, combinados com as soluções pontuais que permite eliminar, geralmente significam que ela terá um TCO menor no longo prazo.
Além disso, eliminar a sobrecarga necessária para saltar de uma ferramenta para outra em uma pilha lotada significa um tempo de retorno significativo para sua equipe trabalhar de forma mais estratégica – o que significa melhor relação custo-benefício para o negócio. Isso também significa melhor visibilidade, mais flexibilidade para fazer alterações conforme necessário e uma melhor experiência para você, seus administradores e usuários.