Como preparar sua empresa para o coronavírus

No início de março de 2020, o governo do Reino Unido declarou que até um quinto da força de trabalho pode estar doente durante o pico da epidemia de coronavírus no Reino Unido. As possíveis soluções para impedir a propagação do coronavírus incluem o incentivo ao trabalho em casa. Isso pode ajudar na contenção do vírus, mas o que isso significa para as empresas?

Este artigo analisa o impacto que o Coronavirus terá nas empresas e como você pode se preparar para a interrupção que isso trará.

Preparando-se para o coronavírus

Ser eficaz e produtivo fora do escritório é mais do que simplesmente ter um smartphone e um laptop. É sobre ter acesso às ferramentas certas, às informações certas e aos contatos certos. É preciso criar e implementar planos de continuidade de negócios. 

É comum recorrer a um plano de continuidade de negócios nos casos de interrupção no funcionamento de uma empresa, como, por exemplo, incêndio, inundação, roubo, ataque cibernético. Mas embora seja um bom ponto de partida, existem muitas áreas extras a serem consideradas ao se preparar para um evento de trabalho remoto em massa como este. 

Como parte de seus preparativos, recomendamos observar o seguinte:

  • Sistemas: Todos podem ter acesso se não estiverem no escritório?
  • Conectividade e VPN: você possui a conectividade necessária com a largura de banda certa para lidar com toda a empresa trabalhando em casa?
  • Dispositivos e pessoas: todos têm um computador seguro para trabalhar?
  • Telefones: você pode se conectar ao seu sistema telefônico em qualquer lugar? Como sua equipe pode atender as chamadas?
  • Planos de comunicação: você sabe com quem deve entrar em contato e como?

Sistemas

É preciso analisar quais sistemas você precisa para continuar trabalhando fora do escritório. Considere tudo que você usa no dia a dia. É provável que isso inclua:

  • E-mail
  • Sistema de gerenciamento de clientes (CRM)
  • Ferramentas de gerenciamento remoto
  • Armazenamento de dados
  • Sistemas de documentação
  • Sistemas de finanças e contabilidade

Provavelmente sua empresa tem equipamentos especializados que não constam nesta lista. É por isso que é importante iniciar seu planejamento listando tudo o que você precisa acessar, para poder continuar trabalhando.

Depois de ter a lista, você precisa entender como os acessa. A maioria dos aplicativos que usamos são baseados em nuvem, para que possamos acessá-los remotamente. Você pode ter aplicativos que estão no servidor da empresa ou apenas instalados em algumas estações de trabalho.

Recomendamos fazer uma tabela como esta:

Sistema Como acessamos?
E-mail Kerio Connect
Finança Conta Azul
Arquivos Dropbox
CRM Salesforce – Online

Depois de terminar esta tabela, você precisa ver o que estaria disponível se você não estivesse no escritório. Qualquer coisa baseada na nuvem pode ser acessada remotamente, mas qualquer coisa em um servidor precisará de uma discussão sobre como acessar remotamente.

E-mail

É preciso manter um bom servidor de e-mail que atenda diferentes tipos de plataformas e situações. Para isso, a solução recomendada seria usar um servidor de e-mail seguro, leve e multiplataforma, como o Kerio Connect.

O Kerio Connect é a melhor solução de colaboração multiplataforma do mercado, suportando os seguintes sistemas operacionais: Windows, Linux e MAC. Sendo compatível com o Exchange e possuindo os seguintes benefícios: e-mail móvel/celular, AntiSpam, antivírus e backup.

Arquivos

Você precisa decidir quais são os arquivos mais importantes que tem acesso. Podem ser informações do cliente ou modelos de cotação, por exemplo. Depois de identificar os arquivos, você poderá garantir que eles estejam disponíveis para quem precisar deles. Observe que você não precisa disponibilizá-los para todos, se não todos precisam acessá-los.

Backup de arquivo

Ao elaborar como armazenar dados, você também deve considerar como fazer backup desses dados. É necessário um sistema para fazer backup dos dados da nuvem, assim como faz backup dos dados do servidor do escritório. Uma ótima solução para isso é o NovaBACKUP, da Novastor.

Usando unidades USB

Os USB podem parecer uma solução conveniente, mas podem ser perdidos e se você tiver mais de uma pessoa precisando acessar esses dados, eles não poderão. Se você estiver usando uma unidade USB (se apenas uma pessoa precisar acessar os dados), será necessário criptografá-la para ajudar a manter os dados seguros.

Sistemas no local

Você pode ter um sistema hospedado em um dispositivo em seu local. Pode ser um servidor ou uma estação de trabalho com um aplicativo instalado.

Conectividade e VPN

Para qualquer coisa que você não possa acessar na nuvem, será necessário usar ferramentas remotas e VPNs. Ferramentas remotas, como o Screen Connect ou o TeamViewer, permitirão que a equipe acesse a estação de trabalho do escritório a partir de outro dispositivo.

Uma VPN cria uma conexão segura entre sua casa e seu escritório. Será como se você estivesse conectado à rede do escritório.

Usando uma VPN

Para criar uma VPN segura, você normalmente usaria seu firewall. Nem todos os firewalls possuem essa função; portanto, verifique com seu provedor de TI ao configurá-lo.

Você muitas vezes precisará de licenças do seu fornecedor de firewall para usar uma VPN. Geralmente, um número pequeno é incluído como padrão. Se todos os funcionários precisarem de acesso VPN, você precisará obter mais licenças.

O tráfego da VPN é transportado pela sua conexão à Internet. O tráfego da VPN exige largura de banda significativa, especialmente se você tiver muitos funcionários usando conexões VPN. A velocidade de upload da sua conexão será importante e as conexões básicas à Internet provavelmente terão problemas com isso.

As linhas alugadas garantirão a largura de banda; portanto, verifique com seu provedor o nível de largura de banda disponível. Na tabela que você fez anteriormente, você pode incluir quem precisa acessar esses dados ou aplicativos. Isso ajudará você a entender quem precisaria acessar uma VPN.

Sistema Como acessamos? Quem precisa de acesso? Ações
E-mail Kerio Connect Todos Verificar a segurança
Finança Conta Azul Alguns Configurar VPN
Arquivos Dropbox Todos Mover arquivos principais para equipes
CRM Salesforce – Online Departamento de vendas Tudo ok

Pessoas e dispositivos

Com as pessoas que trabalham fora do escritório, você precisa saber qual dispositivo elas usarão. Dependendo das funções, eles podem ficar bem usando o celular. Na maioria dos casos, você deseja que sua equipe use um laptop ou PC, mas todos têm acesso a um deles?

Quais dispositivos estão disponíveis

Você precisará fazer outra lista para ver quais dispositivos podem ser usados. Se você tem muitos funcionários, pode dividir por departamento para tornar a lista mais gerenciável.

Anote cada funcionário, o dispositivo ao qual eles terão acesso. Em seguida, adicione o acesso necessário e que ações você precisará executar para garantir que isso funcione.

Usuário Dispositivo Acesso Necessário Ações
João Laptop de reposição em vez de PC VPN, E-mail, Salesfoce Configurar VPN e testar
Ana Laptop da Empresa VPN, E-mail, Salesforce Configurar VPN e testar
Laura PC no escritório, tablet da empresa E-mail Usar tablet para e-mail e documentos
Thiago Laptop da empresa E-mail Nenhuma ação

O problema de permitir que a equipe use seu próprio dispositivo para se conectar aos sistemas da empresa é que você não tem controle sobre esse dispositivo. O dispositivo pode ter malware inativo que o proprietário desconhece. Isso causará sérias preocupações de segurança em torno de nomes de usuários ou senhas roubados ou vírus transmitidos.

Considere quem é uma parte essencial do seu negócio. Você tem alguma equipe que possa dar ao luxo de não ter trabalhado? Pode ser uma solução mais segura que eles não funcionem durante o tempo que você sai do escritório.

Telefones

Se você já estiver usando um sistema telefônico baseado em VoIP, estará em uma posição forte. Assim como no armazenamento de arquivos, uma solução baseada em nuvem foi projetada para oferecer a flexibilidade de trabalhar fora do escritório. Você precisa considerar como se comunicar internamente e como se comunicar com clientes e fornecedores.

Opções de telefone

Se você é uma empresa menor, poderá desviar seu número principal para um telefone celular. É melhor falar com sua operadora de telefonia para entender o que é possível.

Se você é uma organização maior, terá problemas diferentes. Você pode desviar números de ramal para celulares? Isso afetará suas contas de telefone? Às vezes, as chamadas encaminhadas são tratadas como duas chamadas, o que pode ser uma solução cara.

Plano de comunicação

Como você vai dizer à sua equipe para não entrar no escritório? É preciso enviar essas informações de maneira assertiva. Você também terá que fazer o mesmo com clientes e fornecedores.

Informar a sua equipe deve ser fácil nos dias de mensagens instantâneas; toneladas de aplicativos podem ser usados para isso. Comunicar com seus clientes será mais difícil. Você pode considerar ter uma coleção de contatos importantes dos quais precisará entrar em contato.