Compreender a utilidade do e-mail corporativo e as regras de boa utilização é fundamental para melhorar a comunicação de sua empresa.
Mesmo com o surgimento de muitas ferramentas, o e-mail ainda é o principal canal de comunicação entre empresas e clientes. Envolve funcionários, fornecedores e todos os outros públicos interessados na atividade do seu negócio de uma forma universal, organizada e com validade jurídica.
O uso de mensagens eletrônicas diminui distâncias, agiliza a comunicação com nossos contatos, é bem fácil de usar e, principalmente, deixa o nosso negócio mais profissional. É por isso que é importante conhecer sobre a ferramenta, suas características, possibilidades e todas as suas vantagens para tirar o maior proveito dela.
O que é e-mail corporativo?
Diferentemente do e-mail pessoal, que é oferecido sob a marca de empresas que fornecem esse tipo de serviço, como Google, Yahoo, Hotmail, entre outras, o e-mail corporativo tem o nome de domínio da empresa, ou seja, o nome da instituição registrado na Internet – criando uma identidade corporativa para o usuário do e-mail.
A partir do momento que você recebe um e-mail corporativo, você passa a assinar seus e-mails representando a empresa, e por isso é fundamental que você utilize-o exclusivamente para fins profissionais.
O e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho
Sendo um representante da empresa, você deve zelar pelo bom nome dela, como dito, utilizando seu e-mail corporativo para tratar apenas de assuntos que envolvam o negócio. Um exemplo prático: não envie mensagens com correntes ou piadas e deixe os vídeos engraçados para compartilhar com seus amigos por meio do seu e-mail particular e/ou redes sociais.
Além disso, não use palavrões e palavras de baixo calão nas mensagens profissionais. Cordialidade e respeito devem ser os eixos norteadores das suas mensagens corporativas.
Quais são as vantagens de um e-mail corporativo?
O uso do e-mail corporativo já se tornou obrigatório nas empresas, ainda mais com a quantidade de ferramentas de suporte que se tem ao utilizá-lo. É por isso que seu uso crescente tem instigado empresas a criar soluções específicas para ele.
Conheça algumas vantagens de se ter um e-mail profissional para sua empresa:
- Endereço personalizado
Quantos e-mails recebemos diariamente sem termos a ideia de quem os enviou? Podem até parecer e-mails particulares, mas o receio de spams e vírus é tão grande que os deletamos sem sequer abri-los. Isso não acontece com um e-mail corporativo, pois a identidade da empresa está ali. Você sabe quem enviou e qual o motivo da mensagem ao receber um e-mail do tipo maria@nomedaempresa.com.br.
- Confiança
Justamente pela apresentação prévia que o e-mail corporativo nos dá, ele também gera confiança na hora da abertura, contribuindo para que a sua mensagem seja lida. E-mails que não possuem destinatários conhecidos podem ir diretamente para a caixa de SPAM, acabando com a sua estratégia de relacionamento com o cliente.
- Credibilidade
A credibilidade da sua empresa é construída a partir de detalhes, como o endereço de e-mail. Tendo um domínio próprio, você demonstra que a sua empresa possui um posicionamento de mercado, tem uma marca a zelar e por isso trabalha de maneira profissional.
É diferente quando você recebe um e-mail do tipo comercial@task.com.br ao invés de comercial.task.2@hotmail.com. O primeiro, personalizado, passa muito mais credibilidade. Não é verdade?
- Maior taxa de abertura
E-mails com destinatário desconhecido têm destino certo: lixeira. Raramente alguém abre um e-mail dessa natureza, por isso ter um e-mail corporativo faz toda a diferença na hora de entrar em contato com o seu público. Sendo identificado imediatamente, seu e-mail tem mais chances de ser aberto e lido, criando um vínculo com a pessoa que o recebeu.
- Foco no trabalho
E-mails pessoais costumam atrapalhar o desempenho das pessoas no trabalho. A quantidade de e-mails recebida é enorme e o profissional tende a dispersar sua atenção com amenidades.
Ao optar por um e-mail para empresas, você tem a certeza de que apenas mensagens de cunho profissional serão recebidas, mantendo o foco do seu funcionário no que é importante.
- Livre de anúncios
Como medida de manutenção de seus serviços, alguns provedores de e-mail gratuito disponibilizam publicidade e propaganda em suas plataformas, o que não ocorre no e-mail corporativo, contribuindo, mais uma vez, para que a sua equipe se mantenha focada no trabalho.
- Profissionalismo
Por fim, ter um e-mail corporativo demonstra profissionalismo. Significa que a sua empresa é idônea, possui uma reputação no mercado e zela por ela. Quanto melhor a sua reputação no mercado, mais oportunidades de negócio você tem, portanto, não deixe de investir no e-mail corporativo, ele pode trazer grandes mudanças para o seu negócio