Gestão de home office: dicas para comunicação entre equipes

O trabalho remoto foi destacado nos últimos meses. Em muitas organizações, essa transição repentina tem sido perturbadora e confusa – para funcionários que se sentem mais à vontade com as rotinas de um escritório físico tradicional, bem como para líderes que antes não gerenciavam trabalhadores remotos.

É por isso que é essencial implantar parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a boas práticas. Embora o gerenciamento de funcionários remotos possa exigir um pouco de trabalho extra a curto prazo, ele tem recompensas a longo prazo à medida que os funcionários descobrem uma comunicação e colaboração aprimoradas.

O trabalho remoto foi destacado durante a pandemia de COVID-19. Em muitas organizações, essa transição foi difícil tanto para os funcionários que se sentem mais à vontade com as rotinas de um escritório físico tradicional, quanto para os líderes que não possuíam experiência na gestão de home office.

A implantação de parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a boas práticas – é fundamental para gerenciar equipes que atuam de forma remota. 

Embora o gerenciamento de funcionários em home office possa exigir uma atenção extra a curto prazo, ele pode oferecer recompensas a longo prazo, à medida que os funcionários descobrem uma forma de comunicação e colaboração aprimorada.

3 dicas básicas sobre gestão de home office

A gestão de home pode parecer difícil em um primeiro momento, mas se a sua empresa seguir algumas dicas básicas de comunicação e organização, a modalidade pode conferir bons resultados ao seu negócio como um todo. 

1 – Escolha os meios de comunicação com cuidado

Houve um bombardeio de reuniões virtuais, e-mails e bate-papos. Todas as conversas que ocorreram na sala de conferências, no bebedouro, nos cubículos e nas instalações dos clientes agora ocorrem repentinamente, online ou por telefone.

Para ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados e frustrados, os funcionários – especialmente os novos no trabalho remoto – podem precisar de orientação sobre qual o melhor método de comunicação.

Para isso, peça aos funcionários remotos que considerem a conversa: complexidade, duração, delicadeza emocional, sensibilidade ao tempo e o nível de colaboração necessário. Aqui estão algumas dicas de comunicação que podem facilitar o dia a dia dos funcionários que trabalham de forma remota:

  • E-mail: bom para informações diretas, breves, neutras e que não exijam respostas, colaboração ou discussão oportunas;
  • Mensagens Instantâneas / Bate-Papo: essas conversas incentivam a socialização e são ótimas para perguntas e respostas rápidas, colaboração em tempo real e para compartilhar informações e anúncios sensíveis ao tempo;
  • Vídeo e Webconferência: Mesmo sem presença física, as reuniões virtuais presenciais melhoram a comunicação. Use a videoconferência para explicar informações complicadas de colaborar e use o compartilhamento de tela para revisar os planos e documentos do projeto;
  • Telefone: quando o vídeo não for uma opção viável, use o telefone para comunicar informações sensíveis, complicadas e demoradas aos colegas.

2 – Considere como e o que comunicar

Há um nível de conforto associado à presença física em um escritório – uma compreensão de que é um local de trabalho. Nesse sentido, os líderes empresariais podem se perguntar se os funcionários que trabalham em casa têm o equipamento certo e a estrutura organizacional certa para realizar o trabalho.

Para evitar confusões e suposições, comunicar claramente metas, expectativas, prazos e progresso é fundamental para uma boa gestão de home office. E lembre-se: deve ser uma via de mão dupla, os funcionários devem mantê-lo atualizado sobre essas mesmas coisas.

Além disso, seja flexível em relação à disponibilidade e horários de trabalho individuais. Alguns funcionários remotos podem preferir começar o trabalho mais cedo, fazer uma sesta no almoço ou fazer uma hora de ioga à tarde e depois trabalhar até tarde.

Isso pode funcionar, desde que eles criem um cronograma regular e compreendam os requisitos e prazos da empresa. Ressalte que todos precisam exagerar na comunicação de suas horas de trabalho individuais, para que não haja mal entendidos ou frustração na equipe.

notebook ligado ao lado de xícara de café ilustrando gestão de home office.

3 – Defina o exemplo certo

Também é importante se concentrar em seus próprios métodos de comunicação como líder. Especialmente em tempos de crise, programe reuniões consistentes – como em mãos, reuniões de atualização de projetos e reuniões individuais com chefes de departamento. Quando as boas práticas de comunicação começam do topo, os funcionários permanecem engajados e informados.

Por fim, considere as ferramentas que os funcionários remotos estão usando para otimizar ainda mais a gestão de home office. Produtividade e segurança devem ser objetivos principais.

Pensando em produtividade, é importante o uso de redes VPN para que o usuário possa acessar conteúdos remotos e recuperar dados de um outro servidor de forma rápida e eficaz, além de produzir relatórios sobre estas atividades.

Quanto à segurança, o uso de firewall é o primeiro passo para uma conexão remota segura. Além de ter a opção webfilter, é possível ter o controle do que o usuário acessa. 

Portanto, por meio da rede VPN, o usuário está protegido por este firewall, que faz o controle de acesso dos usuários e aplica regras dentro das diretrizes de sua empresa. Além disso, gera relatórios do que o usuário está acessando, por quanto tempo e se está realmente acessando ou não.

A maioria dos usuários possui um firewall padrão em suas redes domésticas, mas para arquivos com dados sensíveis é importante ter uma conexão mais segura. 

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