Existem muitos provedores que oferecem esta ferramenta gratuitamente, porém, contratar um serviço de e-mail pode fazer muita diferença, principalmente em relação à segurança da transmissão de dados, à política de privacidade e ao suporte, que deve ser rápido caso ocorra algum problema.
Existem muitos provedores que oferecem o serviço de e-mail corporativo gratuitamente, porém, contratar um serviço pago pode fazer muita diferença, principalmente em relação à segurança da transmissão de dados, à política de privacidade e ao suporte, que deve ser rápido caso ocorra algum problema.
Os provedores de e-mail corporativo também possuem formas de leitura e envio de mensagens agradáveis e intuitivas, estabilidade no sistema e agregam serviços variados, como agendas, bloco de notas e relatórios de análises. Tudo isso por um custo bem acessível.
Se você ainda tem dúvidas sobre qual serviço de e-mail utilizar em sua empresa, reunimos aqui algumas vantagens de contratar o serviço. Continue a leitura e confira.
5 vantagens de contratar um serviço de e-mail corporativo pago
São muitos os benefícios que sua empresa poderá obter ao investir em um sistema pago de e-mail corporativo: várias caixas postais, backup e restauração de mensagens, mais espaço de armazenamento, suporte e proteção de dados, entre outros. Saiba mais abaixo.
1 – Várias caixas postais
Provedores de e-mail gratuitos oferecem apenas uma conta de e-mail por assinatura. Já os contratados possuem diversos pacotes com direito a mais de uma conta, permitindo que você crie outros endereços utilizando o mesmo domínio – como comercial@seudomínio.com.br e financeiro@seudomínio.com.br, deixando mais organizado o envio de mensagens, de acordo com o assunto tratado ou o departamento acionado.
2 – Backup e recuperação de mensagens
Caso você ou algum colaborador apague acidentalmente uma mensagem do seu e-mail corporativo com conteúdo importante, é possível recuperá-la. Os provedores geralmente fazem o backup diário dos dados. Se você precisar acessar um e-mail perdido, basta fazer a restauração das informações.
3 – Mais espaço para armazenamento
O consumo e envio de informações na internet aumenta a cada dia, por isso é necessário contar com um serviço de e-mail que ofereça uma caixa de entrada espaçosa por conta, com grande capacidade para envio de anexos e um limite maior de envio de mensagens. Todos os provedores trabalham com estas soluções.
4 – Suporte e proteção de dados
Muitas das informações trocadas via e-mail são importantes para o bom andamento de um negócio, inclusive há algumas que são sigilosas. Por isso, o correio eletrônico precisa contar com uma hospedagem segura.
Os provedores contam com uma estrutura segura para proteger os arquivos de danos físicos e falhas técnicas como falta de energia, incêndio, hackers e curiosos. Se algum problema surgir – seus e-mails ficarem inacessíveis, por exemplo – é importante contar com uma empresa que ofereça, além de estrutura, suporte técnico especializado para que o seu trabalho não pare.
5 – Mais funcionalidades
Ter o controle do fluxo de informações trocadas em uma empresa é importante para garantir a segurança dos dados e fiscalizar a produtividade da equipe. Provedores de e-mail corporativo oferecem ferramentas para:
- Auditar as mensagens;
- Gerar relatórios que apontam a quantidade de e-mails recebidos e enviados;
- Gerar relatórios que informam quais e-mails foram bloqueados ou considerados Spam;
- Bloquear arquivos e remetentes indesejados;
- Registrar todas as ações realizadas em cada conta.
A empresa pode monitorar meu e-mail corporativo?
Muitas pessoas acreditam que a empresa não tem o direito de monitorar seus e-mails corporativos, mas a realidade é que ela tem o direito de fazer essa fiscalização.
Primeiro, porque é uma ferramenta de trabalho fornecida pela instituição.
Segundo, porque a lei diz que a empresa é responsável por atos dos funcionários no que se refere às práticas de trabalho.
No entanto, os empregadores precisam deixar claro a cada funcionário que os e-mails poderão ser monitorados.
Como se trata de comunicação oficial da empresa, uma mensagem de e-mail pode ser utilizada como provas para possíveis disputas judiciais. Se o seu funcionário trabalha com um e-mail pessoal, esta medida de segurança já não é possível, constituindo-se em invasão de privacidade.
Além disso, a segurança e a tecnologia da informação passam principalmente pelo envio e recebimento de e-mails, pois eles são a porta de entrada para problemas dessa ordem.
Para auxiliar no cuidado e segurança da rede da sua empresa, não abra e-mails suspeitos no trabalho, tampouco clique em links enviados aleatoriamente. Chame o suporte de TI da sua empresa caso tenha alguma dúvida.
Cuidados com o e-mail corporativo
Como falamos neste post, todo cuidado é pouco com o e-mail corporativo, por isso fizemos uma lista de “boas maneiras” para você não esquecer.
- Use títulos concisos e objetivos, indo direto ao assunto;
- Seja objetivo em suas mensagens, deixando assuntos mais complexos e longos para conversas pessoais ou anexe um documento detalhado ao seu e-mail;
- Inicie seu e-mail sempre com uma saudação, evitando termos como “querida”, “meu amor” e “anjo”. Seja profissional e use saudações como “prezado”, “caro”, “senhor”, “senhora”;
- Termine seus e-mails com uma despedida formal, como “atenciosamente” ou “cordialmente”;
- Releia seu e-mail para verificar se não há erros de ortografia;
- Se estiver ausente do escritório, deixe um e-mail automático de resposta, informando quando estará disponível;
- Sempre dê retorno aos seus e-mails, de preferência, no mesmo dia do recebimento;
- Não trate de assuntos particulares no e-mail corporativo.
Um provedor de e-mail garante um bom trabalho e auxilia o sucesso do negócio, na medida em que transmite mais confiança aos clientes e parceiros.
Pensando nisso, o Kerio Connect é a solução ideal para pequenas e médias empresas que procuram uma plataforma que proteja seu e-mail e mantenha a comunicação da sua empresa sempre segura.
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