Mesmo com o surgimento de muitas ferramentas, o e-mail corporativo ainda é o principal canal de comunicação entre empresas e clientes.
Ele envolve funcionários, fornecedores e todos os outros públicos interessados na atividade do seu negócio de uma forma universal, organizada e com validade jurídica.
Por isso, continue a leitura e conheça melhor essa ferramenta. Até o final do artigo, entenda:
- O que é e-mail corporativo?
- Para que serve um e mail corporativo?
- Quais suas principais vantagens?
- Cuidados de segurança e privacidade
- Como criar um e-mail corporativo?
- 5 vantagens de contratar um serviço de e-mail corporativo pago
- Conheça o Kerio Connect!
- FAQ: dúvidas frequentes sobre o e-mail empresarial
- Conte com a FCBrasil!
O que é e-mail corporativo?
Diferentemente do e-mail pessoal, que é oferecido sob a marca de empresas que fornecem esse tipo de serviço, como Google, Yahoo, Hotmail, entre outras, o e-mail corporativo tem o nome de domínio da empresa, ou seja, o nome da instituição registrado na internet, criando uma identidade corporativa para o usuário do e-mail.
Para que serve um e mail corporativo?
O e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho, por isso serve para tratar de assuntos profissionais. Nele se concentram diversas interações, seja com clientes, fornecedores ou parceiros.
Por esse motivo, ele deve ser usado exclusivamente no contexto do negócio, sempre com cordialidade e respeito. O ideal é evitar mensagens pessoais, correntes ou brincadeiras, pois esse tipo de conteúdo pode prejudicar a imagem da empresa.
Em resumo, o e-mail corporativo serve para transmitir credibilidade, manter a comunicação organizada e reforçar a identidade da empresa em todos os contatos que ela realiza.
– Leia também: E-mail 2.0: aproveitando a IA para melhorar a comunicação empresarial
Quais são suas principais vantagens?
O uso do e-mail corporativo já se tornou obrigatório nas empresas, ainda mais com a quantidade de ferramentas de suporte que se tem ao utilizá-lo. É por isso que seu uso crescente tem instigado empresas a criar soluções específicas para ele.
Conheça algumas vantagens de se ter um e-mail profissional para sua empresa:
1. Endereço personalizado
Quantos e-mails recebemos diariamente sem termos a ideia de quem os enviou? Podem até parecer e-mails particulares, mas o receio de spams e vírus é tão grande que os deletamos sem sequer abri-los.
Isso não acontece com um e-mail corporativo, pois a identidade da empresa está ali. Você sabe quem enviou e qual o motivo da mensagem ao receber um e-mail do tipo [email protected].
2. Confiança
Justamente pela apresentação prévia que o e-mail corporativo nos dá, ele também gera confiança na hora da abertura, contribuindo para que a sua mensagem seja lida.
E-mails que não possuem destinatários conhecidos podem ir diretamente para a caixa de spam, acabando com a sua estratégia de relacionamento com o cliente.
3. Credibilidade
A credibilidade da sua empresa é construída a partir de detalhes, como o endereço de e-mail. Tendo um domínio próprio, você demonstra que a sua empresa possui um posicionamento de mercado, tem uma marca a zelar e por isso trabalha de maneira profissional.
É diferente quando você recebe um e-mail do tipo [email protected] ao invés de [email protected]. O primeiro, personalizado, passa muito mais credibilidade. Não é verdade?
4. Maior taxa de abertura
E-mails com destinatário desconhecido têm destino certo: lixeira. Raramente alguém abre um e-mail dessa natureza, por isso ter um e-mail corporativo faz toda a diferença na hora de entrar em contato com o seu público. Sendo identificado imediatamente, seu e-mail tem mais chances de ser aberto e lido, criando um vínculo com a pessoa que o recebeu.
5. Foco no trabalho
E-mails pessoais costumam atrapalhar o desempenho das pessoas no trabalho. A quantidade de e-mails recebida é enorme e o profissional tende a dispersar sua atenção com amenidades.
Ao optar por um e-mail para empresas, você tem a certeza de que apenas mensagens de cunho profissional serão recebidas, mantendo o foco do seu funcionário no que é importante.
6. Livre de anúncios
Como medida de manutenção de seus serviços, alguns provedores de e-mail gratuito disponibilizam publicidade e propaganda em suas plataformas, o que não ocorre no e-mail corporativo, contribuindo, mais uma vez, para que a sua equipe se mantenha focada no trabalho.
7. Profissionalismo
Por fim, ter um e-mail corporativo demonstra profissionalismo. Significa que a sua empresa é idônea, possui uma reputação no mercado e zela por ela. Quanto melhor a sua reputação no mercado, mais oportunidades de negócio você tem, portanto, não deixe de investir no e-mail corporativo, ele pode trazer grandes mudanças para o seu negócio
– Leia também: O que é um spam? 7 dicas para evitar esse problema em empresas
Cuidados de segurança e privacidade
O e-mail corporativo concentra informações estratégicas da empresa e, por isso, deve ser tratado como um ativo de segurança. Vazamentos, acessos indevidos ou golpes de engenharia social podem comprometer tanto a operação quanto a reputação da organização.
Para reduzir riscos, algumas práticas fundamentais podem ser adotadas:
- Nunca compartilhe senhas: cada colaborador deve ter credenciais únicas e intransferíveis;
- Implemente autenticação em duas etapas (MFA): esse recurso adiciona uma camada extra de proteção contra invasões;
- Atenção a links e anexos suspeitos: mensagens fraudulentas (phishing) são uma das principais portas de entrada de ataques;
- Evite acesso em dispositivos públicos ou não confiáveis: priorize sempre equipamentos corporativos ou com segurança validada;
- Mantenha backups e filtros avançados de segurança: soluções de antispam, antivírus e monitoramento reduzem a exposição a ameaças.
Com políticas claras de uso e boas práticas, o e-mail corporativo se torna não apenas uma ferramenta de comunicação organizada, mas também um meio seguro para proteger a integridade dos dados e a imagem da empresa.
– Leia também: Melhores práticas para segurança de senhas de TI
Lei do e-mail corporativo
Além das boas práticas de segurança, é importante considerar a conformidade legal. O uso de e-mails corporativos envolve a responsabilidade da empresa em garantir privacidade e rastreabilidade. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados estabelece diretrizes para o tratamento de informações pessoais, inclusive em comunicações por e-mail.
Alguns pontos de atenção:
- Armazenamento seguro: mensagens que contenham dados pessoais devem ser protegidas contra acessos não autorizados;
- Consentimento e finalidade: informações coletadas e enviadas por e-mail precisam respeitar a finalidade para a qual foram obtidas;
- Monitoramento e auditoria: empresas podem implementar políticas de rastreamento de e-mails corporativos, desde que comuniquem previamente os colaboradores;
- Responsabilidade da empresa: em caso de vazamento ou mau uso de dados, a organização pode ser responsabilizada civil e administrativamente.
Ou seja, mais do que uma boa prática de gestão, o cuidado com o e-mail corporativo é também uma exigência legal, que protege a empresa e demonstra compromisso com a privacidade e a segurança da informação.
– Leia também: LGPD vs. GDPR: entenda suas maiores diferenças
Como criar um e-mail corporativo?
Criar um e-mail corporativo é mais simples do que parece:
- Primeiro você precisa ter um domínio próprio como nomedaempresa.com.br;
- Depois você precisa contratar um serviço de hospedagem de e-mail.
Entenda a seguir por que a melhor opção é um serviço de e-mail corporativo pago
5 vantagens de contratar um serviço de e-mail corporativo pago
São muitos os benefícios que sua empresa poderá obter ao investir em um sistema pago de e-mail corporativo: várias caixas postais, backup e restauração de mensagens, mais espaço de armazenamento, suporte e proteção de dados, entre outros. Saiba mais abaixo.
1. Várias caixas postais
Provedores de e-mail gratuitos oferecem apenas uma conta de e-mail por assinatura. Já os contratados possuem diversos pacotes com direito a mais de uma conta, permitindo que você crie outros endereços utilizando o mesmo domínio – como comercial@seudomínio.com.br e financeiro@seudomínio.com.br, deixando mais organizado o envio de mensagens, de acordo com o assunto tratado ou o departamento acionado.
2. Backup e recuperação de mensagens
Caso você ou algum colaborador apague acidentalmente uma mensagem do seu e-mail corporativo com conteúdo importante, é possível recuperá-la. Os provedores geralmente fazem o backup diário dos dados. Se você precisar acessar um e-mail perdido, basta fazer a restauração das informações.
3. Mais espaço para armazenamento
O consumo e envio de informações na internet aumenta a cada dia, por isso é necessário contar com um serviço de e-mail que ofereça uma caixa de entrada espaçosa por conta, com grande capacidade para envio de anexos e um limite maior de envio de mensagens. Todos os provedores trabalham com estas soluções.
4 . Suporte e proteção de dados
Muitas das informações trocadas via e-mail são importantes para o bom andamento de um negócio, inclusive há algumas que são sigilosas. Por isso, o correio eletrônico precisa contar com uma hospedagem segura.
Os provedores contam com uma estrutura segura para proteger os arquivos de danos físicos e falhas técnicas como falta de energia, incêndio, hackers e curiosos. Se algum problema surgir – seus e-mails ficarem inacessíveis, por exemplo – é importante contar com uma empresa que ofereça, além de estrutura, suporte técnico especializado para que o seu trabalho não pare.
5 . Mais funcionalidades
Ter o controle do fluxo de informações trocadas em uma empresa é importante para garantir a segurança dos dados e fiscalizar a produtividade da equipe. Provedores de e-mail corporativo oferecem ferramentas para:
- Auditar as mensagens;
- Gerar relatórios que apontam a quantidade de e-mails recebidos e enviados;
- Gerar relatórios que informam quais e-mails foram bloqueados ou considerados Spam;
- Bloquear arquivos e remetentes indesejados;
- Registrar todas as ações realizadas em cada conta.
Conheça o Kerio Connect!
O Kerio Connect é um servidor de e-mail corporativo seguro e robusto, ideal para empresas que buscam uma solução completa de comunicação e colaboração sem depender de grandes plataformas.
Principais funcionalidades e diferenciais
- 5 em 1: não é apenas servidor de e-mail, ele oferece chat, calendários, contatos e compartilhamento de tarefas integrados;
- Multiplataforma: compatível com sistemas Linux, Windows e macOS, e funciona com clientes de e-mail como Outlook, Mac Mail, além de acesso via webmail e dispositivos móveis;
- Integração móvel e sincronização: suporte a protocolos como IMAP, ActiveSync, CalDAV/CardDAV — seus usuários podem acessar e-mails, agendas e contatos de smartphones ou tablets;
- Segurança embutida: filtros antispam (inclusive com uso de Bitdefender e SpamAssassin), antivírus, criptografia SSL/TLS, bloqueio de IPs suspeitos, proteção contra spoofing (SPF, DKIM) e controles de envio via SMTP.
- Backup automático e arquivamento: permite backups sem interromper o serviço e arquivamento de e-mails para conformidade e retenção legal.
- Cluster distribuído e alta disponibilidade: você pode interligar vários servidores Kerio Connect em diferentes localidades para oferecer redundância e escalabilidade.
- Administração via Web: interface de administração acessível por navegador, com controle completo das contas, permissões e políticas de segurança.
Configurações recomendadas para segurança
- Ative autenticação em duas etapas (2FA) para usuários do domínio;
- Em SMTP, limite o envio apenas a usuários autenticados ou IPs autorizados, evitando configurações de “open relay” que facilitam abusos;
- Defina restrições como número máximo de mensagens por hora, tamanho de anexos, número de destinatários, bloqueio de remetentes sem domínio válido e verificação de DNS reverso (PTR);
- Use filtragem combinada de spam/antivírus, e aproveite o uso de listas negras de IPs (DNSBLs) e mecanismos anti-spoofing como SPF, DKIM e DMARC;
- Realize backups regulares e monitoramento dos logs para detectar atividades anômalas.
Onde e como usá-lo?
O Kerio Connect pode ser instalado localmente (on-premises), em servidores virtuais ou máquinas físicas, ou ainda ser usado por meio de hospedagens especializadas.
Para empresas que desejam delegar a operação, também existe a opção de Kerio Cloud ou provedores autorizados que oferecem a solução já hospedada e gerenciada.
Em ambientes com múltiplos servidores (multi-servidor), os usuários acessam por meio de um servidor “front-end”, que redireciona automaticamente ao servidor correto do usuário.
FAQ: dúvidas frequentes sobre o e-mail empresarial
Confira a seguir as principais dúvidas sobre o e-mail empresarial. Algumas já foram respondidas ao longo do texto, mas reunimos tudo nesta seção para uma melhor consulta!
O que é e-mail corporativo?
O e-mail corporativo é uma conta de e-mail vinculada ao domínio da empresa, diferente do e-mail pessoal oferecido por provedores gratuitos como Gmail ou Hotmail. Ele cria uma identidade profissional para a organização, transmite credibilidade e garante mais controle e segurança nas comunicações.
Para que serve um e-mail corporativo?
O e-mail corporativo serve para centralizar as comunicações profissionais, envolvendo clientes, fornecedores e parceiros. Ele deve ser usado exclusivamente para assuntos relacionados ao negócio, mantendo a cordialidade e reforçando a imagem da empresa em cada mensagem enviada.
Há quanto tempo usamos e-mail corporativo?
O e-mail corporativo começou a se popularizar junto com a expansão da internet nas empresas, ainda nos anos 1990, e desde então tornou-se indispensável. Hoje, é uma das principais ferramentas de comunicação corporativa, com papel estratégico na segurança e na gestão da informação.
Como criar um e-mail corporativo?
Para criar um e-mail corporativo, é necessário registrar um domínio próprio, como nomedaempresa.com.br, e contratar um serviço de hospedagem de e-mail seguro. A partir disso, é possível criar contas personalizadas para setores e colaboradores, como [email protected]
Quanto custa um e-mail corporativo?
O custo varia conforme o provedor e os recursos contratados, mas, em geral, serviços pagos oferecem múltiplas contas de e-mail, maior capacidade de armazenamento, suporte especializado, backup de mensagens e camadas adicionais de segurança — benefícios que justificam o investimento.
Qual é o melhor e-mail corporativo?
O melhor e-mail corporativo é aquele que combina segurança, confiabilidade, escalabilidade e facilidade de uso. Soluções robustas, como o Kerio Connect oferecido pela FCBrasil, oferecem recursos avançados de proteção, colaboração integrada e administração simplificada, tornando-se uma excelente escolha para empresas que valorizam eficiência e segurança.
Conte com a FCBrasil!
O e-mail corporativo é estratégico para a credibilidade e a segurança da sua empresa. Com o Kerio Connect, você garante alto desempenho, recursos avançados e proteção completa contra ameaças digitais.
A FCBrasil é especialista em segurança em TI e está pronta para implementar, hospedar e gerenciar o Kerio Connect na sua empresa, oferecendo suporte técnico qualificado e soluções sob medida .
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